Gestor de contraseñas para pymes: cómo elegirlo

Un gestor de contraseñas para pymes es una herramienta que guarda todas las claves de tu negocio en un único lugar cifrado y te permite compartirlas con tu equipo sin enviarlas por correo ni apuntarlas en un papel. Si hoy las contraseñas de tu empresa viven en la memoria de una persona, en una hoja de cálculo o en un post-it pegado al monitor, este artículo te ayuda a decidir si te conviene dar el paso y cómo elegir bien.

Qué es un gestor de contraseñas y qué problema resuelve

Piensa en la caja fuerte de tu oficina. Dentro guardas lo importante y solo tú decides quién tiene la combinación. Un gestor de contraseñas funciona igual, pero para tus accesos digitales: la banca online, la web, las redes sociales, el correo, la plataforma de facturación o el programa con el que llevas la contabilidad.

Solo tienes que recordar una única contraseña maestra. El resto de claves las genera y las rellena la propia herramienta cuando las necesitas. Además, las crea largas y distintas para cada servicio, algo que nadie hace de memoria.

El problema que resuelve es muy cotidiano. Cuando una persona tiene que recordar decenas de claves, acaba usando la misma en todas partes o una variación fácil de adivinar. Basta con que se filtre una sola para que alguien pruebe esa clave en el resto de tus servicios.

Señales de que tu negocio necesita uno

No hace falta ser una empresa grande para necesitarlo. Estas situaciones son las más habituales en un negocio pequeño:

• Las claves se piden por mensaje. Cada vez que alguien del equipo necesita entrar en algo, te escribe por el móvil y tú se la dictas o se la reenvías.
• Existe un documento con todas las contraseñas. Una hoja de cálculo o un cuaderno que cualquiera puede abrir y que nadie recuerda dónde está la última versión.
• Cuando alguien se marcha, nadie cambia nada. Un empleado o un colaborador externo deja la empresa y sigue conociendo las claves de tus redes, tu web o tu banca.
• Solo una persona sabe cómo entrar. Si esa persona se pone enferma o se va de vacaciones, parte de tu negocio se queda bloqueada.
• Se repite la misma clave en varios sitios. Es cómodo, pero convierte cualquier descuido en un riesgo para todo el negocio.

Qué debe ofrecer un buen gestor de contraseñas para pymes

Existen muchas opciones y todas prometen lo mismo. Para separar las que sirven para un negocio de las pensadas para uso personal, fíjate en estas características.

Compartir accesos sin enseñar la clave

La función más útil para un negocio es poder dar acceso a un servicio a una persona concreta sin que llegue a ver la contraseña. Ella pulsa y entra; tú puedes retirarle el permiso en cualquier momento sin cambiar la clave a mano.

Carpetas o grupos por equipo

Lo normal es que administración necesite unos accesos y ventas otros. Busca una herramienta que permita agrupar las claves por áreas y decidir quién ve cada grupo. Así cada persona solo tiene lo que necesita para trabajar.

Verificación en dos pasos

Es la segunda llave: además de la clave, hace falta un código temporal que llega al móvil. Comprueba que el gestor la admite para proteger tu propia cuenta y, si es posible, que te permite exigirla a todo el equipo.

Recuperación de emergencia

Si olvidas la contraseña maestra, ¿qué pasa? Un buen gestor debe ofrecer un procedimiento de recuperación seguro, por ejemplo designando a una segunda persona de confianza. Sin esa salida, un olvido puede dejarte sin acceso a todo.

Registro de actividad y avisos

Es muy práctico saber quién ha consultado qué y cuándo. También lo es que la herramienta te avise de claves débiles, repetidas o que han aparecido en filtraciones públicas.

Facilidad de uso real

Si la herramienta resulta incómoda, tu equipo volverá a las notas del móvil. Comprueba que funciona bien en el navegador y en el teléfono, y que rellena las claves de forma automática. Una prueba gratuita con dos o tres personas te dirá más que cualquier ficha técnica.

Cuánto cuesta un gestor de contraseñas

Como referencia orientativa, los planes para equipos suelen cobrarse por usuario y mes, con cifras habitualmente de pocos euros por persona. Para una pyme de diez personas, el gasto anual suele ser comparable al de una cena de equipo. Existen también versiones gratuitas o de código abierto que pueden servir si tienes a alguien que se encargue de mantenerlas.

Ten en cuenta que el precio real incluye también el tiempo de puesta en marcha y la formación. Un plan barato que nadie usa sale más caro que uno algo mejor que todo el equipo adopta.

Cómo ponerlo en marcha en tu pyme sin complicaciones

El cambio da pereza porque parece un trabajo enorme. En realidad se puede hacer por fases, en una o dos semanas, sin parar la actividad.

Primero, haz un inventario

Anota qué servicios usa tu negocio y quién es responsable de cada uno. Empieza por los críticos: banca, correo, web, dominio, plataforma de facturación y redes sociales. Solo con esta lista ya descubrirás accesos que nadie recordaba.

Después, cambia las claves importantes

Al guardar cada acceso en el gestor, aprovecha para sustituir la clave por una nueva y larga que genere la herramienta. Es el momento ideal para dejar sin efecto las claves que conocían personas que ya no colaboran con vosotros.

Por último, forma a tu equipo

Dedica media hora a enseñar tres cosas: cómo entrar, cómo guardar una clave nueva y cómo pedir acceso a algo. Explica también por qué lo haces: el objetivo no es controlar a nadie, sino que ninguna persona sea imprescindible para abrir una puerta.

Errores frecuentes al elegir y usar un gestor

• Elegir una contraseña maestra débil. Es la llave de todo. Una frase larga y fácil de recordar para ti es mejor que una palabra con números.
• Dejar la contraseña maestra apuntada junto al ordenador. Desaparece el beneficio de todo el sistema.
• No prever una segunda persona de confianza. Si solo tú puedes entrar, sigues dependiendo de una única persona.
• Migrar solo una parte de las claves. Si conviven el gestor y la hoja de cálculo, acabaréis usando ambos y ninguno bien.
• Olvidarse de las bajas. Cada vez que alguien se va, hay que retirarle el acceso al gestor y cambiar las claves más sensibles que conocía.